2022年の電子帳簿保存法の大幅改正により、電子取引データの電子保存が義務化されました。メールで受け取った請求書・PDFで送付された領収書・ECサイトで発行された購入明細——これらの電子取引データを紙に印刷して保存することが原則として認められなくなりました。
経理実務に大きな影響を与えるこの法改正について、「何が変わったのか」「どう対応すればよいのか」をまだ十分に把握できていない経営者・担当者も多いはずです。このページでは、電子帳簿保存法の基本的な仕組みから、3つの区分の詳細、中小企業・個人事業主が取るべき具体的な対応策まで、わかりやすく解説します。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法（正式名称：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）は、1998年に制定された法律で、税務上の帳簿・書類を電子データで保存することを認める特例法です。もともとは任意の優遇措置として設けられたものですが、2022年の改正で電子取引データの電子保存が義務化されました。
電子帳簿保存法は、大きく以下の3つの区分に分かれています。①電子帳簿等保存、②スキャナ保存、③電子取引データ保存、の3区分です。
区分①：電子帳簿等保存
会計ソフトなどを使って電子的に作成した帳簿・決算関係書類・取引関係書類を、電子データのまま保存する仕組みです。従来は紙に印刷して保存することが原則でしたが、電子保存が認められています。
優良電子帳簿の要件と特典
一定の要件（訂正・削除の履歴が残ること、相互関連性の確保、検索機能の確保など）を満たした電子帳簿は「優良電子帳簿」として認定されます。優良電子帳簿として届出をすれば、税務調査で申告漏れが発覚した場合の過少申告加算税が5%軽減される特典があります。
なお、優良電子帳簿の要件を満たさない「最低限の要件」のみの電子帳簿も認められており、こちらは特典はありませんが、電子保存自体は有効とされます。
区分②：スキャナ保存
紙で受け取った書類（請求書・領収書・契約書など）をスキャナやスマートフォンで撮影し、電子データとして保存する仕組みです。原則として紙の原本は廃棄できるため、保管スペースの削減につながります。
スキャナ保存の主な要件
解像度200dpi以上のカラー読み取り、タイムスタンプの付与（受領後2ヶ月と7日以内）または訂正・削除の記録・防止機能のあるシステムの使用、帳簿との相互関連性の確保、検索機能（取引年月日・取引金額・取引先で検索可能なこと）の確保などが主な要件です。2022年の改正で要件が大幅に緩和され、タイムスタンプの付与期限が延長されるとともに、事前承認制度が廃止されました。
区分③：電子取引データ保存（義務化）
最も対応が急がれるのがこの区分です。メール・クラウドサービス・EDI・FAX（インターネットFAX）などで授受した取引情報（請求書・領収書・注文書など）は、電子データとして保存することが2024年1月から完全義務化されました。
これまでは「印刷して紙で保存すれば可」という猶予措置がありましたが、猶予期間が終了しています。現在は電子データで受け取った書類は電子データのまま保存しなければなりません。
電子取引データ保存の要件
①改ざん防止措置として、タイムスタンプの付与、または訂正・削除を行った事実・内容が記録されるシステムの使用、もしくは訂正・削除ができないシステムの使用のいずれかを満たすこと。②検索機能として、取引年月日・取引金額・取引先の3項目での検索が可能なこと（ただし、売上1,000万円以下の事業者は検索要件が緩和されています）。③帳簿との相互関連性の確保。以上の要件を満たす必要があります。
中小企業・個人事業主が取るべき対応策
電子帳簿保存法への対応が遅れると、税務調査で指摘を受けたり、青色申告が取り消されるリスクがあります。以下の手順で対応を進めましょう。
ステップ1：電子取引の洗い出し
まず自社でどのような電子取引が発生しているかを確認します。Amazonやモノタロウなどのネット購入、メール添付の請求書・領収書、クラウドサービスの利用明細、インターネットバンキングの明細など、電子データで授受している取引をすべてリストアップします。
ステップ2：保存方法の整備
電子取引データを保存するための仕組みを整えます。クラウド会計ソフト（freee・マネーフォワード クラウドなど）を使っている場合は、対応機能が搭載されていることが多いため、設定を確認しましょう。専用の電子帳簿保存ツール（STREAMED・invox受取請求書など）を導入する方法もあります。フォルダ管理で対応する場合は、検索要件を満たすようファイル名のルール（日付・金額・取引先を含む命名規則）を設けることが必要です。
ステップ3：社内ルールの整備と周知
対応方法が決まったら、社内の担当者全員に周知し、運用ルールを文書化しておきましょう。経理担当者だけでなく、営業担当者がオンラインで購入・契約する場合にも、電子データの保存ルールを徹底することが必要です。
対応が遅れた場合のリスク
電子取引データを電子保存していない場合、税務調査で「帳簿書類の保存要件を満たしていない」と判断される可能性があります。青色申告を行っている法人・個人事業主は青色申告承認取り消しのリスクがあり、その場合は青色申告特別控除や各種特典が受けられなくなります。また、重加算税の対象になるケースもあるため、早期対応が不可欠です。
まとめ：電子帳簿保存法への対応は経理デジタル化の第一歩
電子帳簿保存法への対応は義務であると同時に、経理業務のデジタル化・効率化を進める絶好の機会でもあります。紙の書類をなくすことで、保管スペースの削減・検索作業の効率化・テレワーク対応など、多くのメリットが得られます。
「電子帳簿保存法への対応が進んでいない」「どのシステムを選べばよいかわからない」「税務調査に備えて経理体制を整えたい」という方は、ぜひまつうら総研にご相談ください。御社の規模・業種に合った対応方法を、実務的な観点から提案します。