就業規則は、会社と従業員の間のルールブックです。労働条件・服務規律・懲戒処分など、職場における基本的なルールを文書化したものであり、健全な労使関係を維持するために欠かせない書類です。
「就業規則なんて大きい会社のためのもの」という誤解をお持ちの経営者もいますが、従業員が10名以上になれば法律上の作成義務が生じます。また、10名未満であっても、就業規則がないことでトラブルが発生するリスクは常に存在します。本記事では、就業規則の基本から実務的な整備ポイントまで詳しく解説します。
就業規則の作成義務
労働基準法第89条により、常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則を作成し、労働基準監督署に届け出ることが義務付けられています。この「10人」は事業場単位で数えるため、本社と支店で別々に就業規則を作成・届出することが必要な場合もあります。
パートタイマー・アルバイト・派遣社員も含めて10人以上になれば義務が生じます。違反した場合は30万円以下の罰金が科される可能性があります。また、就業規則を作成した後、内容を変更した場合も同様に届出が必要です。
就業規則の記載事項
絶対的必要記載事項
絶対的必要記載事項は、必ず記載しなければならない事項です。記載がなければ就業規則として認められません。具体的には以下の内容が含まれます。
・始業・終業の時刻、休憩時間、休日、休暇
・交替勤務に関する事項（交替勤務制をとる場合）
・賃金の決定・計算・支払の方法、賃金の締切・支払時期
・昇給に関する事項
・退職に関する事項（解雇の事由を含む）
これらは従業員にとって最も関心が高い事項であり、曖昧な記載は後のトラブルの原因となります。特に賃金の計算方法と退職・解雇の条件は、できるだけ具体的に記載することが重要です。
相対的必要記載事項
相対的必要記載事項は、当該事項について定めを設ける場合には必ず記載しなければならない事項です。定めを設けない場合は記載不要ですが、実務上は多くの事項について規定しておくことが望ましいです。
・退職手当の適用範囲・計算方法・支払時期
・臨時の賃金・最低賃金額に関する事項
・食費・作業用品などの負担に関する事項
・安全・衛生に関する事項
・職業訓練に関する事項
・災害補償・業務外の傷病扶助に関する事項
・表彰・制裁（懲戒）の種類・程度に関する事項
特に懲戒処分の規定は重要です。「懲戒事由」と「懲戒の種類・程度」が就業規則に明記されていなければ、問題行為に対して懲戒処分を行うことができません。
就業規則の作成手順
ステップ1：現状の労働条件を整理する
まず、現在実際に運用している労働条件を全て洗い出します。給与体系・勤務時間・休日・有給休暇の付与方法など、実態に合わせた内容で記載することが原則です。実態と乖離した就業規則は、後で問題となります。
ステップ2：ひな形をベースにカスタマイズする
厚生労働省が公開している就業規則モデルや社会保険労務士が提供するひな形をベースとして、自社の実態に合わせてカスタマイズします。業種・規模・雇用形態によって最適な内容は異なります。コピーアンドペーストだけでは不十分です。
ステップ3：従業員の意見聴取
就業規則を作成・変更する際には、従業員の過半数を代表する者（過半数組合または過半数代表者）からの意見聴取が義務付けられています。意見聴取書を作成し、就業規則と一緒に保管します。
意見聴取は「同意を得る」ことではなく「意見を聴く」ことです。反対意見があっても就業規則を制定・変更することは可能ですが、意見聴取を経ずに届出を行うと手続き上の問題が生じます。
ステップ4：労働基準監督署への届出
就業規則（変更届含む）・意見聴取書・就業規則（控え用）を労働基準監督署に持参または郵送して届け出ます。電子申請も可能です。届出が完了すると、受付印が押された控えが返却されます。
届出後は、就業規則を従業員がいつでも確認できる場所に備え付けることが義務付けられています。イントラネット上への掲載も認められています。
就業規則作成の注意点
労働基準法以上の条件を設定する
就業規則の内容は、労働基準法などの法令を下回ることはできません。例えば、有給休暇の付与日数を法定基準より少なく設定することや、最低賃金を下回る賃金を定めることは許されません。
一方、法定基準を上回る有利な条件（法定より多い有給休暇・法定を上回る退職金）を定めることは問題ありません。法律はあくまでも最低基準であることを理解しておく必要があります。
不利益変更には注意が必要
一度設けた労働条件を従業員に不利益な方向に変更することは、原則として労働者の同意が必要です。就業規則の変更によって賃金を引き下げたり、退職金を減額したりすることには、高いハードルがあります。
初めから将来の見直しを見据えた内容で作成することが重要です。後から変更しにくい事項（賃金体系・退職金）については、最初から慎重に設計することをお勧めします。
まつうら総研の見解
就業規則は「作って終わり」ではありません。法改正への対応・会社の成長に合わせた見直し・実態との整合性確認を定期的に行うことが重要です。まつうら総研では、就業規則の整備・見直しに関するご相談も承っています。社会保険労務士との連携のもと、自社に最適な就業規則の作成をサポートします。