労働時間の適切な把握・管理は会社の法的義務です。2019年4月から、労働安全衛生法の改正により、全ての会社に従業員の労働時間の客観的な記録・把握が義務付けられました。手書きの申告だけでは不十分とされ、タイムカード・ICカード・PCのログイン記録などの客観的な記録が必要です。
勤怠管理が不適切だと、後になって従業員から未払い残業代を請求されるリスクがあります。本記事では、勤怠管理の基本・管理方法の選択肢・よくある問題とその対策を解説します。
勤怠管理の方法と選択肢
タイムカード・打刻機
最も伝統的な方法で、多くの中小企業で使われています。機器の初期投資が比較的低く、操作が簡単なメリットがあります。一方、集計・給与計算システムとの連携に手作業が必要なケースが多く、管理コストがかかります。
タイムカードの打刻は従業員自身が行うため、「打刻後に残業した」「打刻を忘れた」などの問題が生じることがあります。打刻データと実態の乖離を防ぐための運用ルールを明確にしておくことが重要です。
クラウド型勤怠管理システム
近年は、スマートフォンやPCで打刻・申請・承認ができるクラウド型勤怠管理システムが普及しています。代表的なサービスとしては、KING OF TIME・ジョブカン勤怠管理・マネーフォワードクラウド勤怠などがあります。
クラウド型のメリットは、給与計算システムとの連携が容易・残業アラートの自動設定・テレワーク対応・打刻データのリアルタイム確認などです。月額数百円〜数千円（従業員1人あたり）で利用できるため、費用対効果が高いと言えます。
勤怠管理の重要ポイント
労働時間の定義を正確に把握する
「労働時間」とは、使用者の指揮命令下に置かれた時間です。始業前の準備時間・清掃時間・業務指示を待っている時間・研修時間（強制参加の場合）・着替えの時間（制服への着替えが義務付けられている場合）なども労働時間に含まれる可能性があります。
「休憩時間」は労働時間から除外されますが、実際には業務の電話対応などを行っていれば労働時間とみなされる可能性があります。「名ばかり休憩」にならないよう、休憩時間の運用を実態に合わせることが重要です。
残業の事前申請制を導入する
残業（時間外労働）は、会社の指示または許可に基づいて行われるものです。従業員が勝手に残業することを「自己啓発」として扱いたい場合でも、会社がそれを認知していれば労働時間とみなされます。
残業の事前申請制（上司の事前承認が必要）を導入することで、不必要な残業を抑制し、残業代の管理がしやすくなります。ただし、申請なしに残業させておいて残業代を払わないことは許されません。
勤怠記録の保存期間
労働基準法では、出勤簿・賃金台帳などの法定帳簿を3年間保存することが義務付けられています（2020年4月以降の記録は5年間保存が原則。当面は3年間の経過措置あり）。
勤怠記録は、後から未払い残業代請求があった際の証拠にもなります。紙の記録はスキャンしてデジタルでも保存し、確実に保管することをお勧めします。
テレワーク時の勤怠管理
テレワーク（在宅勤務・モバイルワーク）では、従業員の勤務状況の把握が難しくなります。始業・終業時刻のPC入力・チャットツールでの報告・クラウド勤怠システムの活用など、テレワーク時の打刻方法をあらかじめ明確にしておく必要があります。
テレワーク時に中抜けが発生する場合の取り扱い（中抜け時間を休憩とするか、後で補う業務とするか）も、テレワーク規程等で明確にしておくことが重要です。勤怠管理の適正化は、従業員との信頼関係構築とリスク管理の両面から、すべての中小企業が取り組むべき課題です。