会社設立の手続きでは、数多くの書類を準備・作成する必要があります。書類に不備があると登記が受理されないため、事前に必要書類を把握し、漏れなく準備することが大切です。
本記事では、会社設立（特に株式会社）に必要な書類を種類別に整理し、各書類の作成・取得方法と注意点を解説します。
自分で作成する書類
①定款
定款は会社の基本規則を定めた文書で、設立手続きの中心となる書類です。商号（会社名）・事業目的・本店所在地・設立時の出資額・発行可能株式総数などを記載します。
株式会社の場合は公証役場での認証が必要です。定款のひな型は法務省のウェブサイトや各種書籍で入手できますが、会社の実態に合わせたカスタマイズが重要です。
②設立登記申請書
法務局への登記申請に使用するメインの書類です。商号・本店所在地・設立年月日・登録免許税の額・代表取締役の氏名・住所などを記載します。法務局のウェブサイトからひな型をダウンロードできます。
③取締役・監査役の就任承諾書
設立時の役員（取締役・監査役）が就任を承諾したことを証明する書類です。設立時の取締役が1名の場合は発起人の議事録と兼ねることが可能な場合もあります。
④発起人の決定書（発起人が1名の場合）または設立時株主総会議事録
発起人が複数の場合は創立総会の議事録が必要です。設立する役員の選任や定款の承認などを決議した記録です。
⑤払込証明書
出資金が払い込まれたことを証明する書類です。発起人の通帳コピー（表紙と払込が確認できるページ）と払込証明書をセットで作成します。
外部機関から取得する書類
①発起人・役員の印鑑証明書
発起人と設立時の役員全員の個人の印鑑証明書が必要です。市区町村役場または各種証明書自動交付機で取得できます。設立登記申請の3ヶ月以内のものが有効です。
1通300円程度で取得できます。取得枚数は設立手続きや公証役場の要件によって異なるため、複数枚取得しておくと安心です。
②収入印紙（紙定款の場合）
紙定款の場合は4万円の収入印紙を購入して定款に貼付します。郵便局やコンビニで購入可能です。
公証役場関連の書類（株式会社のみ）
認証済み定款
公証役場での認証後は、認証済みの定款謄本が交付されます。これが法務局への登記申請に使用するものです。原本と謄本の違いを理解しておきましょう。
書類準備の注意点
日付・記名・押印の確認
書類の日付は整合性が取れている必要があります。定款の認証日・払込日・登記申請日の前後関係が矛盾していると受理されません。また、記名押印（実印が必要なもの・認印で良いもの）を確認してから準備しましょう。
書類の有効期限に注意
印鑑証明書など有効期限（3ヶ月以内）のある書類があります。準備のタイミングを間違えると取り直しが必要になることがあります。設立手続きのスケジュールを明確にしてから書類収集を始めましょう。
専門家への依頼も選択肢の一つ
書類の準備は自分でもできますが、初めての会社設立では書類の不備や記載ミスが多発します。司法書士や行政書士に依頼すれば、書類の作成から登記申請まですべてをサポートしてもらえます。費用はかかりますが、時間と精神的な負担を大幅に軽減できます。
まつうら総研では、会社設立後の経営・財務のサポートを専門とするコンサルタントとして、設立時から長期的なパートナーシップを築いています。設立前後の総合的なサポートについてはお気軽にご相談ください。